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RFID档案管理解决方案
来源: | 发布时间:2020-3-5 14:25:01 | 浏览次数:

方案简介

RFID智能档案管理,是在档案的录入,上架,盘点,借阅,移库,安全检测等环节利用RFID自动识别技术完成对档案的快速识别,并与后台管理系统相结合,实现对档案全过程跟踪与智能化管理。主要子模块包括:档案安全、档案借还、档案查询、档案盘点、档案定位等。主要适用对象包括各类政府、军队、事业单位、大中型企业、医院、学校、图书馆、涉密机关等需要对档案智能管理的单位及各类卷宗机密文件管理等

RFID档案管理解决方案

RFID档案管理系统图

方案介绍

本系统系统主要功能包含档案管理、在线监控、借还管理、系统工具、查询盘点、系统维护、加密解密、个性化服务等模块。
(1)入馆
新的档案入库前,首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目,并通过终端管理器写入RFID标签,生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。
入库时,档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令,然后读取要入馆的档案盒信息,然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配,匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位,确认无误后,管理员发出入馆确认信息,确认信息通过计算机总线传递至该档案架,储位指示点亮起,管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位,按下储位上的确认按钮,指示灯熄灭,确认信号反馈回管理系统,入馆结束。全部档案入库完毕后,在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询,从而实现对档案的可视化、动态化管理。

RFID档案盘点管理

RFID高频档案盘点车

(2)盘点
由于RFID的使用,盘点档案变成一项简单快速的工作:由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令,RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案盘点。

RFID应用于档案进出管理

RFID应用于档案进出管理

(3)查询
在查询相关档案时,管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号,系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息,核对无误后发出出库指令,储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号,找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令,储位指示灯亮起。当档案经过出库口时,出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统,管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时,系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致,监控模块将向警报模块发出异常警报。
(4)安全管理
   安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能,以防止档案被毁、被盗等。
(5)防毁管理
   每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性, 并存入RFID数据管理系统, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时,管理员对该档案的物理特性再次进行检测,并与档案借出之前的数据核对,从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。
(6)防盗管理
   所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位,监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。
(7)销毁
档案的价值具有时间效应,对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理,以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时,将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中,当有档案达到保管期限时,销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示,由管理员做出销毁或继续保管处理。同时,管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令,由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息,实现对档案的有效期管理。

RFID应用于档案安全检测

RFID应用于档案安全检测

RFID 智能档案馆藏管理系统的意义
目前,档案馆基本上是用手工方式统计档案数据,这样很容易使得档案丢失,数据混淆,比较先进的档案馆都采用条形码技术作为识别方法来实现这些功能。然而,条形码虽然价格便宜、制作方便等优点,但是也存在一些先天的难以克服的缺点,如易磨损、存储空间小、必须贴在书内等给使用带来不便,并不完全适合档案馆。RFID 智能化管理将带来如下的优势和意义:
  (1)资源得以合理配置
  RFID 智能化管理将档案馆的工作由以档案手工登记查找转化为 RFID 自动查找档案,让管理人员在最短的时间里找到自己需要的资源。
  (2)资源得以高效利用
  RFID 智能化管理把原来由管理员承担的繁琐工作量轻便化,档案馆的人力支出相应地减少,成本随之降低。档案馆员则利用节省出来的时间和人力资源用于延长档案馆的开放时间、用于更深层次的参考咨询工作和个性化服务等,从而提高档案馆的利用率。
  (3)安全性大大提高
  1) RFID 标签带有全球唯一标示符,无法复制;
  2) 标签撕毁无效,将有报警提示;
  3) 带有防盗装置,避免非法取走档案;
  4) 实时监控档案状态,异常报警;
  5) 自动统计,避免人为产生误差;
  6) 档案借阅到期自动提醒;
  7) 档案保存年限到期,自动提醒;
  8) 档案借阅、归还进行实名登记,操作数据永久保存。

RFID智能书架

相关解决方案:RFID智能书架管理系统

相关产品介绍

上海营信信息作为RFID行业的先行企业,在图书/档案管理领域有着长久的服务经验,研发一系列针对图书/档案管理的硬件设备,并广泛和广大图书/档案管理系统集成商深度合作,在国内外有众多的应用案例。下面是分类型产品产品介绍,所有产品符合市场主流应用方式,每种产品都有高频、超高频的硬件解决方案。

馆员工作站

馆员工作站是集成RFID读写装置、各种类型读者证卡或二代身份证识别装置、条形码识别装置等设备,对RFID图书/档案标签进行编写、识别和流通状态处理。主要应用于标签转换以及图书人工借还环节。我司可订制各类馆员工作站。

RFID馆员工作站




安全检测通道

图书/档案馆一般采用开架式管理流通图书/档案,因此图书/档案馆必须建立一套防盗系统来保障图书/档案不丢失。图书/档案馆将采用RFID方式进行图书/档案文献管理,让所有粘贴RFID标签的图书/档案出入必须经过一个由单套或多片门禁组成的安全检测通道,这样就可以使标签和门禁通道系统互相配合,组成一个完整的防盗系统,实现图书/档案标签的防盗功能。我司开发的安全检测通道支持市场主流的安全检测方式,如超高频支持EAS和仿真EAS(高效联盟规则)两种检测方式,高频支持EAS和AFI两种安全检测模式,并可订制化开发。


RFID高频安全检测通道    超高频安全检测通道门 


图书自助借还书机

自助借还书机,广泛应用于图书馆/书店/智慧城市的自助服务设备。具备自助借书、还书、续借和超期查询功能;可对粘有RFID标签的图书进行扫描、识别和归还处理,支持条形码、一卡通等多种借书证,可选择HF和UHF两个频段,内置还书箱,防止抽换书籍机制,具有至少2个红外感应器,防止借阅时书籍被抽换,实时打印借、还书凭证,打印内容可定制(可选)

系统功能:用户借阅历史信息查询,当前借阅状态查询,用户自助借书,用户自助续借,用户自助还书,系统使用帮助,打印收据,权限分配,RFID图书馆设备管理。

RFID自助借还书机和还书箱.jpg

馆藏清点系统

RFID馆藏清点/图书盘点车是利用RFID读写器对电子标签的快速扫描、集成RFID识别设备,基于触摸屏计算机、手持天线,电池,装书框,以及清点系统软件完成图书/档案的盘点,顺架,上架,查询,统计等工作,通过对书架上粘贴有RFID电子标签的流通资料的扫描,可以帮助排架,查找和统计特定的流通资料等,在图书馆工作人员寻找丢失资料和盘点书籍时发挥效率的系统设备。使用方便,高效,安全可靠,美观大方。

RFID图书档案盘点车.jpg

示意图, 实际以成品为准

 图书/档案标签

RFID图书/档案标签是粘贴在图书/档案上用于标识此图书/档案用的,有高频和超高频标签

高频图书标签HT6507.jpg          RFID超高频不干胶标签-UT6757.jpg

RFID高频(HF)易碎防转移不干胶标签HT650X,由不干胶的底纸、易碎面纸、中间胶层、RFID芯片和铝蚀刻天线组成,贴于被粘贴后再揭下来就会导致天线线圈断裂损坏,标签失去读写功能,因而达到防伪标签、防揭标签、防转移标签的目的。可根据客户要求定制印刷图案、二维码、激光防伪码等信息。广泛用于证件识别管理、药品防伪、资产管理、服装管理、追踪溯源管理、防伪包装等领域。

RFID高频(HF)易碎防转移不干胶标签HT650X

RFID高频(HF)易碎防转移不干胶标签HT650X

RFID高频ISO/IEC18000-3 M3协议读写器HR3768,遵循ISO/IEC18000-3  EPC Class-1协议,作为比第二代的PJM技术更快的高频RFID,识别速度可达240张以上/秒,另外对标签层叠读取效果好,对于叠放在一起的档案,印鉴卡,证照,保密文件有良好的识别效果。采用软件调整输出功率(0.5-7W),可适应各种应用场合,可广泛用于档案管理(每页档案都贴标签),印鉴卡层叠读取、银行抵押证件管理、汽车合格证管理、行业保密文件管理、智能文件柜、生物血样采集卡管理等RFID标签重叠识别应用领域。

RFID高频ISO/IEC18000-3 M3协议读写器HR3768

 RFID高频ISO/IEC18000-3 M3协议读写器HR3768

RFID高频ISO/IEC18000-3 M3协议读写器HR3728,遵循ISO/IEC18000-3  EPC Class-1协议,作为比第二代的PJM技术更快的高频RFID,识别速度可达240张以上/秒,另外对标签层叠读取效果好,对于层叠在一起的档案,印鉴卡,证照,保密文件有良好的识别效果。采用软件调整输出功率(0.5-7W),可适应各种应用场合,可广泛用于档案管理(每页档案都贴标签),印鉴卡层叠读取、银行抵押证件管理、汽车合格证管理、行业保密文件管理、智能文件柜、生物血样采集卡管理等RFID标签重叠识别应用领域。

RFID高频ISO/IEC18000-3 M3协议读写器HR3728

 RFID高频ISO/IEC18000-3 M3协议读写器HR3728

RFID智能档案管理系统采用先进的无线射频识别技术和成熟的计算机软件技术,系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等各个管理环节,以RFID作为信息存储媒介,利用手持终端、固定RF读写器、通道式RF读写设备,紧密配合后台数据库管理系统,实现档案资料的存放、借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时,管理系统能够与现有的监控系统进行联动管理,实现系统间的无缝对接。并且可实现多级部门之间档案信息的交换传递汇报。



RFID联系方式


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